POLÍTICA DE PRIVACIDAD Y PROTECCIÓN DE DATOS
1. Introducción y Compromiso con la Privacidad
KOKO Toys, en adelante “la empresa”, “nosotros” o “el responsable”, reconoce la importancia fundamental del derecho al habeas data y se compromete a garantizar la protección integral de los datos personales de todos sus clientes, usuarios y visitantes. Esta Política de Tratamiento de Datos Personales ha sido elaborada en cumplimiento de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y demás normas concordantes que regulan la protección de datos personales en Colombia.
La presente política establece de manera clara, completa y verificable los lineamientos que KOKO Toys observa para la recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión y en general para el tratamiento de datos personales que realiza en desarrollo de su actividad comercial de venta de juguetes y productos para niños a través de su plataforma de comercio electrónico. Dada la naturaleza de nuestro negocio, prestamos especial atención a la protección de los derechos prevalentes de niños, niñas y adolescentes en el tratamiento de sus datos personales.
Esta política se encuentra disponible de manera permanente en nuestro sitio web https://co.koko.toys/ para consulta de todos los titulares de datos personales y del público en general, y constituye el marco rector que orienta todas nuestras actividades de tratamiento de información personal.
2. OBJETO Y ALCANCE DE LA POLÍTICA
La presente Política de Tratamiento de Datos Personales establece el marco integral para la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de los datos personales de nuestros clientes, potenciales clientes, proveedores y usuarios de nuestra plataforma digital. Esta política aplica a todas las bases de datos que contengan información personal bajo responsabilidad de KOKO Toys y ha sido diseñada en estricta conformidad con el régimen general de protección de datos personales vigente en Colombia.
Nuestro compromiso se extiende de manera especial al tratamiento de datos relacionados con Niños, Niñas y Adolescentes, dada la naturaleza de nuestro negocio como tienda especializada en juguetes, aplicando en todo momento el principio de prevalencia del interés superior del menor establecido por la Corte Constitucional en su Sentencia C-748 de 2011.
3. DEFINICIONES FUNDAMENTALES
Para efectos de interpretación y aplicación de esta política, se adoptan las definiciones establecidas en la Ley 1581 de 2012. El Dato Personal constituye cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. La Base de Datos representa el conjunto organizado de datos personales que es objeto de Tratamiento por parte de KOKO Toys. El Tratamiento comprende cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, incluyendo su recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión. El Titular es la persona natural cuyos datos personales son objeto de Tratamiento, mientras que el Responsable del Tratamiento es KOKO Toys, quien decide sobre la base de datos y las operaciones que se realizan sobre ella.
4. PRINCIPIOS RECTORES DEL TRATAMIENTO
El tratamiento de datos personales en KOKO Toys se fundamenta en los principios establecidos en el Artículo 4 de la Ley 1581 de 2012, constituyendo la base de nuestro modelo de responsabilidad demostrada.
El Principio de Finalidad establece que todo tratamiento de datos debe obedecer a una finalidad legítima, específica y claramente informada al Titular de manera previa a la recolección. Las finalidades aplicables deben ser iguales, análogas o compatibles con aquellas para las cuales los datos fueron recabados inicialmente.
El Principio de Libertad determina que el tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular. En nuestro entorno digital, este consentimiento debe manifestarse mediante una acción afirmativa e inequívoca, excluyendo expresamente el uso de casillas premarcadas para fines no esenciales.
El Principio de Veracidad o Calidad exige que la información sujeta a tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. KOKO Toys no realizará tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
El Principio de Transparencia garantiza que el Titular tiene derecho a obtener información sobre la existencia de datos que le conciernen, así como las condiciones del tratamiento.
El Principio de Acceso y Circulación Restringida establece que el tratamiento está sujeto a los límites derivados de la naturaleza de los datos y las disposiciones legales, garantizando KOKO Toys que solo suministrará datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado.
El Principio de Seguridad impone la obligación de adoptar medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
El Principio de Confidencialidad obliga a todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento.
5. AUTORIZACIÓN DEL TITULAR
La obtención de la autorización constituye el elemento central del cumplimiento legal. KOKO Toys asegura que la autorización del Titular sea previa, informada y obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta y verificación posterior, garantizando así la trazabilidad digital requerida por la normativa.
La autorización se considera válida cuando se manifiesta por escrito mediante formularios digitales, de forma oral con el soporte correspondiente de grabación de llamadas, o mediante conductas inequívocas del Titular que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización. En aplicación estricta del Principio de Libertad, el silencio del Titular en ningún caso podrá interpretarse como autorización para el tratamiento de sus datos personales.
Al momento de solicitar la autorización, KOKO Toys informa al Titular de manera clara y expresa sobre el tratamiento al que serán sometidos sus datos personales, las finalidades específicas del tratamiento, y los derechos que le asisten como Titular conforme a la legislación colombiana. Esta información se proporciona en un lenguaje claro, sencillo y comprensible para cualquier persona, evitando tecnicismos innecesarios que pudieran dificultar la comprensión del alcance de la autorización otorgada.
6. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO
KOKO Toys trata los datos personales de sus Titulares exclusivamente para las siguientes finalidades legítimas y necesarias en el marco de nuestras operaciones como tienda online especializada en juguetes.
La gestión de transacciones y logística comprende el procesamiento de pedidos, la gestión de facturación electrónica conforme a la normativa tributaria colombiana, y la coordinación del despacho y entrega de productos a las direcciones indicadas por los Titulares. Esta finalidad incluye la comunicación con el Titular sobre el estado de su pedido y cualquier novedad relacionada con la entrega.
La verificación de identidad y seguridad permite confirmar la identidad del comprador para prevenir el fraude en los pagos, la suplantación de identidad y otras actividades ilícitas que pudieran afectar tanto a KOKO Toys como a nuestros clientes. Esta finalidad es esencial para mantener la integridad y confiabilidad de nuestra plataforma de comercio electrónico.
La atención al cliente se orienta al tramite de consultas, quejas y reclamos que presenten los Titulares en los términos establecidos por la ley, garantizando una respuesta oportuna y efectiva a todas las solicitudes realizadas a través de nuestros canales oficiales de atención.
Las comunicaciones comerciales y marketing comprenden el envío de información promocional, boletines informativos, ofertas personalizadas y contenido relevante sobre los productos de KOKO Toys. Esta finalidad requiere el consentimiento previo, expreso e informado del Titular, el cual debe otorgarse de manera separada e independiente de la aceptación de los términos y condiciones de compra. El Titular puede revocar este consentimiento en cualquier momento sin que ello afecte la legalidad del tratamiento realizado con anterioridad.
El análisis de experiencia de usuario permite emplear tecnologías de seguimiento, incluyendo cookies y tecnologías similares, para mejorar la funcionalidad del sitio web, monitorear el rendimiento de la plataforma y optimizar la experiencia de navegación. Esta finalidad está sujeta a nuestra Política de Cookies y requiere el consentimiento específico del usuario para las categorías no esenciales.
El cumplimiento de obligaciones legales faculta a KOKO Toys para atender requerimientos de autoridades judiciales o administrativas y cumplir con las obligaciones establecidas en materia tributaria, comercial, de protección al consumidor y demás normatividad aplicable a nuestra actividad empresarial.
7. TRATAMIENTO ESPECIAL DE DATOS DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES
KOKO Toys reconoce que, dada la naturaleza de nuestro negocio como tienda especializada en juguetes, existe una alta probabilidad de interacción con datos relacionados con menores de dieciocho años. En consecuencia, asumimos la obligación reforzada de asegurar el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes en el tratamiento de sus datos personales.
El tratamiento de datos de menores de edad requiere la autorización previa, expresa, informada e inequívoca del representante legal del menor. Esta autorización debe ser voluntaria, específica para las finalidades informadas, y obtenida mediante un protocolo de verificación parental reforzado que garantice la identidad y capacidad legal del autorizante.
El representante legal será informado de manera clara y completa sobre los derechos de Habeas Data que asisten al menor, incluyendo el derecho de acceso, actualización, rectificación y supresión de datos. KOKO Toys garantiza que el tratamiento de datos de menores cumple con las siguientes condiciones de manera simultánea. El tratamiento es estrictamente necesario y proporcional para la finalidad específica declarada, tal como la entrega del producto adquirido o el registro en programas de fidelidad diseñados para clientes infantiles. Se excluye la recolección de datos sensibles del menor, y en caso de que alguna finalidad requiera información de esta naturaleza, la respuesta del representante legal debe ser de carácter facultativo, sin que su negativa implique la imposibilidad de adquirir productos o servicios. El tratamiento respeta la dignidad, intimidad y privacidad del menor, evitando cualquier uso que pudiera resultar lesivo para sus intereses o desarrollo integral.
KOKO Toys no utiliza datos de menores de edad para fines de marketing directo o publicidad dirigida específicamente al menor, salvo que se cuente con autorización reforzada explícita del representante legal para dicha finalidad específica, y siempre que el contenido sea apropiado para la edad del destinatario.
Cuando el flujo de compra o registro solicite datos específicos del menor, tales como nombre para personalización de productos, fecha de nacimiento para beneficios especiales, o cualquier otra información que permita su identificación, el sistema activará automáticamente la solicitud de consentimiento parental reforzado, el cual incluye una declaración del adulto confirmando ser el representante legal del menor, junto con la recolección de sus datos de identificación para efectos de trazabilidad y verificación posterior.
8. DERECHOS DE LOS TITULARES
Los Titulares de datos personales cuentan con los siguientes derechos fundamentales conforme al ordenamiento jurídico colombiano, los cuales pueden ejercer en cualquier momento a través de los canales oficiales establecidos por KOKO Toys.
El derecho de acceso permite al Titular conocer de forma gratuita sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento, así como obtener información sobre las condiciones del tratamiento y las finalidades del mismo.
El derecho de actualización y rectificación faculta al Titular para solicitar la corrección de datos inexactos, incompletos o que hayan dejado de ser actuales, garantizando que la información contenida en nuestras bases de datos sea veraz y corresponda a su situación real.
El derecho a solicitar prueba de la autorización otorgada permite al Titular verificar que el tratamiento que realiza KOKO Toys se fundamenta en su consentimiento previo, salvo en los casos en que la ley exceptúe este requisito.
El derecho de información sobre el uso dado a los datos personales garantiza que el Titular pueda conocer de qué manera KOKO Toys ha utilizado su información y para qué finalidades específicas.
El derecho de revocatoria de la autorización permite al Titular retirar el consentimiento otorgado para el tratamiento de sus datos, siempre que no exista un deber legal o contractual que imponga a KOKO Toys la obligación de mantener la información. La revocatoria no tiene efectos retroactivos sobre el tratamiento realizado con anterioridad de manera legítima.
El derecho de supresión faculta al Titular para solicitar la eliminación de sus datos personales cuando considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones establecidos en la normativa, o cuando hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recolectados.
El derecho de presentar quejas y reclamos ante la Superintendencia de Industria y Comercio permite al Titular denunciar cualquier presunto incumplimiento de la normativa de protección de datos, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo directamente ante KOKO Toys.
9. CANALES DE ATENCIÓN Y PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE DERECHOS
KOKO Toys ha designado un área específica responsable de atender las solicitudes de los Titulares relacionadas con el ejercicio de sus derechos de Habeas Data. Los canales oficiales para la radicación de peticiones, consultas, quejas o reclamos son el correo electrónico exclusivo para protección de datos que se encuentra publicado en nuestro sitio web, y un formulario digital específico disponible en la sección de privacidad de nuestra plataforma.
Las consultas, mediante las cuales el Titular ejerce su derecho de acceso a la información, serán atendidas en un término máximo de diez días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Los reclamos, que pueden referirse a la corrección, actualización o supresión de datos, o a la revocatoria de la autorización, serán tramitados bajo el siguiente procedimiento. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. Si KOKO Toys no es competente para resolver el reclamo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos días hábiles e informará de la situación al interesado. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que indique que el registro se encuentra en reclamo y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos días hábiles. KOKO Toys resolverá el reclamo en un término máximo de quince días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Es importante destacar que la presentación de quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio solo procede una vez el Titular haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante KOKO Toys. Este requisito de procedibilidad es fundamental y debe ser cumplido en todos los casos.
10. MEDIDAS DE SEGURIDAD
KOKO Toys ha implementado medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los registros de datos personales, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Estas medidas incluyen protocolos de cifrado para la transmisión de información sensible, controles de acceso basados en perfiles y necesidad de conocimiento, sistemas de respaldo periódico de información, políticas de contraseñas robustas, y capacitación continua del personal que tiene acceso a datos personales sobre sus obligaciones de confidencialidad y protección.
Nuestros sistemas de información son objeto de revisiones periódicas de seguridad para identificar vulnerabilidades y aplicar las actualizaciones y parches necesarios. En caso de detectarse un incidente de seguridad que pueda afectar la integridad, confidencialidad o disponibilidad de los datos personales, KOKO Toys activará su protocolo de respuesta a incidentes y realizará las notificaciones correspondientes conforme a la normativa aplicable.
11. TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN INTERNACIONAL DE DATOS
En el desarrollo de nuestras operaciones como tienda online, KOKO Toys puede realizar transferencias o transmisiones internacionales de datos personales a proveedores de servicios tecnológicos ubicados fuera del territorio colombiano, tales como servicios de alojamiento web, almacenamiento en la nube, plataformas de gestión de relaciones con clientes, o sistemas de marketing digital.
KOKO Toys únicamente realiza transferencias o transmisiones internacionales a países que proporcionen niveles adecuados de protección de datos personales, conforme a la evaluación realizada por la Superintendencia de Industria y Comercio en su Circular Externa 005 de 2017, o a aquellos respecto de los cuales se haya obtenido la Declaración de Conformidad correspondiente.
En todos los casos de transmisión internacional, KOKO Toys formaliza contratos con los encargados del tratamiento que delimitan claramente el alcance del tratamiento, establecen cláusulas contractuales que garantizan el cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, y aseguran que el encargado mantiene estándares de seguridad y privacidad equivalentes a los exigidos por la normativa colombiana. Estos contratos incluyen obligaciones específicas de confidencialidad, restricciones sobre el uso de los datos para finalidades no autorizadas, y procedimientos para la devolución o eliminación de datos una vez finalice la relación contractual.
12. POLÍTICA DE COOKIES Y TECNOLOGÍAS SIMILARES
Las cookies son pequeños archivos de texto que los sitios web almacenan en el dispositivo del usuario durante su navegación. Estos archivos permiten que el sitio web reconozca el dispositivo del usuario y recuerde información sobre su visita, como sus preferencias de idioma, datos de inicio de sesión y comportamiento de navegación.
KOKO Toys utiliza cookies y tecnologías similares en su sitio web para diversos propósitos que van desde funcionalidades esenciales hasta análisis de comportamiento y marketing personalizado. Nuestra Política de Cookies detallada se encuentra disponible en nuestra web y forma parte integral de esta Política de Tratamiento de Datos Personales.
Las cookies se clasifican en tres categorías principales. Las cookies esenciales son imprescindibles para el funcionamiento seguro del sitio web y la prestación de servicios básicos, tales como la gestión del carrito de compra, el mantenimiento de sesiones de usuario y la implementación de medidas de seguridad. Estas cookies no requieren consentimiento previo dado que son estrictamente necesarias para el servicio solicitado por el usuario.
Las cookies funcionales y de rendimiento facilitan la navegación y permiten recopilar datos agregados sobre el uso del sitio web para mejorarlo continuamente, identificar problemas técnicos y optimizar el rendimiento de la plataforma. Estas cookies requieren el consentimiento del usuario antes de su activación.
Las cookies de marketing y publicitarias se utilizan para personalizar contenidos y mostrar publicidad relevante según las preferencias y comportamientos del usuario en nuestro sitio web y, potencialmente, en sitios web de terceros. Estas cookies requieren el consentimiento expreso e informado del usuario.
KOKO Toys ha implementado una Plataforma de Gestión de Consentimiento que permite a los usuarios informarse adecuadamente sobre el propósito de cada categoría de cookies y ejercer su derecho a aceptar o rechazar las cookies no esenciales. El usuario puede gestionar sus preferencias de cookies en cualquier momento a través de la opción de gestión de consentimiento disponible permanentemente en el pie de página de nuestro sitio web, la cual despliega el banner de consentimiento con las opciones de aceptar o rechazar. Es importante destacar que rechazar ciertas categorías de cookies puede afectar el funcionamiento óptimo del sitio web y limitar algunas funcionalidades disponibles para el usuario.
13. VIGENCIA Y MODIFICACIONES
La presente Política de Tratamiento de Datos Personales entra en vigencia a partir de su publicación en el sitio web de KOKO Toys y se mantendrá vigente hasta que sea modificada o actualizada.
KOKO Toys se reserva el derecho de efectuar modificaciones o actualizaciones a esta política en cualquier momento, motivadas por cambios legislativos, desarrollos jurisprudenciales, nuevos requerimientos tecnológicos para la prestación de servicios, o ajustes en nuestros procesos internos de protección de datos. Cualquier cambio sustancial en las políticas de tratamiento, especialmente aquellos que modifiquen la finalidad del tratamiento, amplíen el alcance de la autorización originalmente otorgada, o afecten de manera significativa los derechos de los Titulares, será comunicado a través de los medios de contacto que el Titular haya proporcionado, con una antelación razonable que permita su conocimiento efectivo.
Las modificaciones a la presente política serán publicadas en nuestro sitio web con indicación de la fecha de última actualización. Se recomienda a los Titulares revisar periódicamente esta política para mantenerse informados sobre cómo KOKO Toys protege y trata sus datos personales. El uso continuado de nuestros servicios después de la publicación de cambios en esta política constituirá la aceptación de dichos cambios, sin perjuicio de la obligación de obtener nuevas autorizaciones cuando los cambios impliquen finalidades nuevas o incompatibles con las originalmente autorizadas.
En cumplimiento de las obligaciones ante el Registro Nacional de Bases de Datos de la Superintendencia de Industria y Comercio, cualquier cambio sustancial en esta política será reportado dentro de los diez primeros días hábiles del mes siguiente a su implementación.
14. ÁREA RESPONSABLE Y DATOS DE CONTACTO
Para el ejercicio de los derechos de Habeas Data, la presentación de consultas, quejas o reclamos relacionados con el tratamiento de datos personales, o para obtener información adicional sobre esta política, los Titulares pueden contactar a KOKO Toys a través de los siguientes canales oficiales:
Correo electrónico: Los Titulares pueden dirigir sus solicitudes al correo electrónico datospersonales@koko.toys, canal exclusivo y especializado para la atención de asuntos relacionados con la protección de datos personales.
Línea telefónica: KOKO Toys pone a disposición de los Titulares la línea telefónica +57 3182701621 para atención de consultas relacionadas con protección de datos personales, en horario de atención de lunes a viernes de 8:00 a.m. a 6:00 p.m., horario de Colombia.
Todos estos canales de contacto se encuentran publicados y actualizados permanentemente en el sitio web https://co.koko.toys en la sección de privacidad y protección de datos personales.
KOKO Toys garantiza que todos los canales de atención están debidamente habilitados y son monitoreados de manera continua para asegurar respuestas oportunas dentro de los plazos legales establecidos por la normativa colombiana de protección de datos personales. La compañía se compromete a brindar atención personalizada y profesional a todas las solicitudes recibidas, manteniendo en todo momento la confidencialidad y seguridad de la información proporcionada por los Titulares.